Ada dua sebab mengapa rapat-rapat Pengurus atau pegawai, menjadi tidak efektif, yaitu :
1. Pemimpin atau peserta rapat kurang menguasai teori tentang rapat.
2. Pemimpin atau peserta rapat kurang menguasai macam-macam rapat dan fungsinya.
Rapat sendiri pada umumnya terbagi menjadi dua kelompok, yaitu rapat Informasional dan rapat pemecahan masalah.
Rapat Informasional
Merupakan rapat yang bertujuan untuk pengembangan pribadi, menambah pengetahuan dan memberikan informasi tentang hasil suatu kegiatan, misalnya seorang panitia kredit mensosialisasikan hasil lokakarya manajemen kredit, atau ketika seseorang melaporkan hasil lokakarya, seminar, diskusi, pelatihan, dll. Atau ketika seorang konsultan dari luar di undang untuk menjelaskan kepada suatu kelompok tentang suatu hal yang baru, ketika misalnya ketua Pandit melaporkan perkembangan perkreditan, ketika manager melaporkan kegiatan-kegiatannya kepada pengurus dll.
Peserta dalam rapat informasional ini perlu dibatasi.
Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah ini terdiri atas 5 macam, yaitu :
1. Rapat Identifikasi Masalah (Tahap I).
2. Rapat Pembuatan Pemecahan Alternatif (Tahap II).
3. Rapat Evaluasi dan Pengambilan Keputusan (Tahap III dan IV).
4. Rapat Implementasi / Pelaksanaan (Tahap V).
5. Rapat Manajemen yang dijadwalkan secara teratur (Tahap I s/d VI).
Rapat Identifikasi Masalah
Maksud dari rapat identifikasi masalah adalah:
1. Rapat untuk menyingkapkan dan mengidentifikasi masalah dalam organisasi.
2. Peserta rapat bersifat terbatas, semua bawahan atau sebagian.
3. Mengidentifikasi sebanyak mungkin masalah dalam suatu jangka waktu tertentu tanpa memperhatikan pemecahannya.
4 Jika masalah tidak akan tersingkap dengan kehadiran pemimpin, maka pemimpin dibolehkan tidak hadir.
5. Cara yang lazim digunakan adalah menggunakan metode “secarik kertas” (slip method).
6. Sebaiknya masalah prioritas dan akar masalah langsung dicari.
Rapat Pembuatan Pemecahan Alternatif
Rapat ini bertujuan untuk :
1. Sebagai wadah “Sumbang Saran”
2. Mengali kreatifitas kelompok ketika berhadapan dengan sebuah masalah yang harus dipecahkan.
3. Dalam rapat ini biasanya hanya satu masalah saja yang dibahas dan memusatkan perhatian hanya pada upaya membuat pemecahan alternative, misalnya : “Bagaimana caranya pengurus dan pegawai CU dapat menurunkan Kredit macet?”
4. Karena kreatifitas tidak akan lahir dalam iklim saling menghakimi dan saling menilai/ tidak ada penerimaan, acara sumbang saran harus berlangsung berlandaskan aturan-aturan tertentu, yaitu :
4.1. Evaluasi, dalam bentuk apapun tidak dibolehkan.
4.2. Apapun yang sudah diungkapkan, teruskan! Jangan menyensor gagasan Anda sendiri.
4.3. Dukunglah gagasan anggota lain.
4.4. Memandang masalah melalui kerangka acuan yang sebanyak-banyaknya.
4.5. Peserta tidak di ijinkan membenarkan atau membuktikan gagasan diri pada kesempatan ini. Ajukan gagasan seringkas mungkin dan jangan membuang-buang waktu.
4.6. Notulis harus mencatat semua gagasan peserta agar memudahkan dalam pengambilan keputusan.
4.7. Tugas pokok seorang pemimpin dalam rapat ini adalah mendengarkan dan bila ada peserta yang melakukan evaluasi, ia wajib mengingatkan bahwa hal itu dilarang.
4.8. Menjelang akhir rapat, semua gagasan dapat dibaca kembali, kecuali kalau sudah ditulis di papan tulis.
Rapat Evaluasi dan Pengambilan Keputusan
Yang dimaksud dengan rapat ini adalah :
1. Apabila masalah yang sudah teridentifikasi dan pengungkapan pemecahan alternative sudah tercapai dalam rapat sebelumnya, pemimpin dapat mengadakan rapat khusus untuk meneruskan ke proses pemecahan masalah (Tahap III dan IV).
2. Jumlah peserta dibatasi dan tidak lebih dari 12 orang.
Rapat Implementasi (Pelaksanaan)
Rapat ini bertujuan untuk menentukan “Siapa yang melakukan dan kapan?”
Rapat Manajemen yang terjadwal dan teratur
Jenis rapat ini adalah rapat rutin agar tugas-tugas yang dinerikan kepada seseorang dapat dijalankan dengan mulus dan efisien.
PANDUAN-PANDUAN AGAR RAPAT MANAJEMEN BERHASIL DENGAN BAIK
1. Frekwensi (Keseringan) Rapat
► Frekwensi rapat bergantung pada banyaknya masalah yang harus dipecahkan, kompleksitas dan efektifitas kelompok.
► Sebaiknya tim manajemen mengadakan rapat pada jam yang sama, pada hari yang sama dan dijadualkan secara teratur.
2. Lama Rapat
● Rapat harus dimulai dan diakhiri pada waktu yang sudah ditentukan.
● Lamanya rapat tidak boleh lebih dari 2 jam tanpa istirahat.
3. Prioritas Rapat
☼ Tim manajemen sejak permulaan harus menetapkan tingkat kepentingan rapat-rapatnya bila dibandingkan dengan tuntutan-tuntutan organisasional yang lain.
4. Anggota Pengganti
☺ Tiap anggota tim yang berhalangan harus menunjuk pengganti, apabila ia berhalangan hadir.
☺ Tiap anggota tim harus menyampaikan informasi yang dibutuhkan kepada wakilnya agar ia mempunyai pengetahuan yang cukup untuk bertanggung jawab sebagai peserta rapat.
☺ Tiap anggota tim harus mendelegasikan wewenang penuh kepada sang pengganti untuk berbicara atas nama kelompok mereka dalam rapat.
5. Tempat Rapat
♪ Rapat yang dilangsungkan bersamaan dengan acara makan di luar kantor jarang yang efektif.
♪ Ruang rapat harus dilengkapi dengan perlengkapan yang memadai, tenang dan nyaman.
6. Perlengkapan
♥ Papan tulis atau kertas plano harus tersedia.
♥ Peserta harus duduk sedemikian rupa sehingga masing-masing peserta rapat dapat melihat yang lain.
♥ Pemimpin harus meminimalkan statusnya dengan tidak selalu duduk di meja ketua.
♥ Meja sebaiknya diatur sedemikian rupa agar memudahkan tiap peserta membuat catatan.
♥ Minuman (Kopi, The, dll) harus tersedia dan peserta bebas mengambilnya bila memerlukannya.
7. Fungsi Pencatatan
► Harus ada seorang pencatat (notulen) rapat.
► Pemimpin rapat tidak boleh merangkap sebagai notulen rapat.
► Hal-hal yang mutlak dicatat adalah:
(1) Keputusan-keputusan rapat
(2) Rencana-rencana untuk menangani masalah yang belum terpecahkan.
(3) Masalah-masalah yang muncul dalam diskussi rapat untuk diagendakan dalam rapat berikutnya.
(4) Pembagian tugas.
(5) Tindak lanjut.
► Sebelum rapat ditutup, Notulis harus membacakan catatannya kepada semua peserta guna menjamin agar pencatatan telah dilakukan dengan cermat.
8. Membuat Agenda Rapat
► Agenda rapat dapat ditentukan sebelum rapat dimulai atau agenda dapat ditentukan ketika rapat akan dimulai dngan meminta masukan dari peserta rapat.
► Agenda rapat dirumuskan dalam bentuk pertanyaan, misalnya “Kredit Macet meningkat terus dalam 6 bulan terakhir, langkah-langkah apa yang harus diambil untuk mengatasinya?”.
9. Menetapkan Prioritas Isi Agenda
▫ Pokok bahasan yang paling penting harus didahulukan.
▫ Peserta yang mengusulkan agenda rapat harus memberikan alasan singkat kepentingan isi agenda.
▫ Usulan peserta rapat lebih diutamakan, bukannya mengutamakan usulan pemimpin.
10. Aturan Untuk Berbicara
♥ Pemecahan masalah yang efektif dalam kelompok biasanya terjadi dalam suasana yang tidak formal.
♥ Peserta rapat harus bertanggung jawab sendiri atas apa yang dibicarakannya, kapan ia berbicara dan berapa lama ia harus berbicara sambil tidak lupa memudahkan komunikasi dengan anggota yang lain.
♥ Pemimpin rapat jangan mendominasi pembicaraan.
♥ Kehadiran seorang pemimpin dalam rapat jangan sampai menghambat jalannya rapat, misalnya peserta rapat sungkan mengungkapkan pemikiran, gagasan atau perasaan.
11. Masalah-masalah Yang Pantas Dirapatkan
☺ Peserta rapat harus mengerti betul jenis maslah yang pantas di bicarakan dalam rapat.
☺ Umumnya masalah-masalah yang pantas dirapatkan adalah :
(1) Masalah yang mungkin sekali memerlukan data dari peserta untuk pemecahannya.
(2) Masalah yang pemecahannya mungkin mempengaruhi peserta atau harus dilaksanakan oleh peserta sendiri.
☺ Masing-masing peserta, termasuk pemimpin harus memberitahukan dengan tegas kepada peserta tentang apa yang diinginkan dari mereka atas masalah yang di agendakan, berupa :
(1) Keputusan
(2) Gagasan para peserta untuk pemecahannya dimana salah satu diantaranya akan dipilih sebagai pemecahan akhir.
(3) Kritik, saran, sanggahan atas pemecahan yang telah dipilihnya.
12. Masalah-masalah Yang Tidak Pantas Dirapatkan.
☼ Masalah yang hanya menyangkut sebagian kecil anggotanya.
☼ Masalah yang terlalu sepele untuk dipecahkan di tingkat kelompok.
☼ Masalah yang memerlukan penelitian dan pengumpulan data terlebih dahulu.
☼ Masalah yang berada di luar batas kewenangan rapat.
13. Aturan-Aturan Untuk Pengambilan Keputusan
φ Sebaiknya, rapat dengan segala upaya untuk mengusahakan tercapainya kesepakatan menyeluruh atas semua masalah.
Φ Apabila ada peserta rapat yang tidak terlalu yakin tentang pendirian mereka, mereka harus rela bergabung dengan mayoritas.
Φ Peserta harus betul-betul peka terhadap waktu bila sikap mereka untuk bertahan pada suatu pendirian tampaknya tidak akan mengubah pendirian mayoritas.
Φ Jangan melakukan pemungutan suara, kecuali bila pemungutan suara itu tidak resmi dan hanya untuk mengetahui keterbagian kelompok terhadap suatu masalah.
Φ Dalam keadaan tertentu, peserta rapat diharapkan bersedia mengalah kepada para anggota yang akan lebih bertanggung jawab atas pelaksanaan suatu pemecahan masalah atau kepada para anggota yang secara logika paling menguasai masalah yang bersangkutan.
Φ Bila waktu yang tersedia tidak memadai lagi untuk mencapai kesepakatan menyeluruh, rapat boleh mendelegasikan keputusan akhir kepada beberapa orang / sub-kelompok untuk memutuskan berdasarkan garis besar yang sudah disepakati.
14. Kerahasiaan Rapat
◘ Tiap peserta harus bertanggung jawab atas kerahasiaan suatu rapat. Anggota kelompok pemecahan masalah yang efektif merasa bebas mengungkapkan perasaan atau pandangan mereka apabila ada jaminan bahwa semua itu tidak akan dikutip atau diberitakan kepada pihak-pihak di luar rapat.
◘ Dalam beberapa kasus, rapat mungkin memutuskan bahwa suatu keputusan tidak boleh dibicarakan di luar kelompok.
15. Penghapusan Mata Acara Dalam Agenda Rapat
▲ Pada setiap rapat, setiap mata acara dalam agenda rapat harus dihapuskan apabila:
(1) Masalah telah terpecahkan.
(2) Masalah telah di delegasikan untuk dipelajari lebih lanjut di luar kelompok.
(3) Masalah telah di delegasikan kepada seseorang atau sub-kelompok atau direkomendasikan untuk dibahas dalam kelompok lengkap.
(4) Masalah dihapuskan dari agenda oleh anggota yang mengusulkannya.
(5) Masalah diidentifikasi kembali.
▲ Dalam keadaan apapun, suatu masalah tidak boleh dibiarkan menggantung.
16. Notulen Rapat
▼ Notulen rapat harus segera diketik dan dibagikan kepada semua peserta rapat sesegera mungkin agar mudah menindak-lanjutinya.
▼ Jika ada anggota kelompok yang berhalangan hadir dalam rapat, maka notulen rapat harus segera dikirim kepadanya.
▼ Tim harus menetapkan aturan yang tegas tentang siapa saja yang boleh membaca notulen rapat dan siapa, selain anggota tim, boleh menerima salinannya.
▼ Peserta rapat harus secara pribadi meng-komunikasikan hasil-hasil rapat yang penting kepada bawahannya (timnya), bukan begitu saja menyerahkan notulen kepada bawahannya (timnya), karena bisa saja isinya ditanggapi secara salah.
▼ Notulen rapat paling tidak harus berisi :
(1) Semua keputusan yang telah dicapai oleh rapat.
(2) Catatan tentang mata acara yang telah dihapuskan dari agenda rapat.
(3) Semua penugasan, termasuk tanggal jatuh tempo masing-masing : SIAPA mengerjakan APA dan KAPAN.
17. Prosedur-Prosedur Untuk Mengevaluasi Efektifitas Kelompok Secara Berkelanjutan.
◄ Kita harus menghadapi kenyataan bahwa kelompok sebagaimana individu, tidak selalu berfungsi secara efektif.
◄ Kelompok yang efektif biasanya membuat prosedur khusus untuk mengevaluasi efektifitas mereka sendiri.
◄ Kelompok harus mengadopsi atau membuat sendiri metode untuk mengevaluasi cara kerjanya. Ada kelompok yang melakukan ini pada setiap akhir rapat, ada yang melakukannya secara berkala tetapi tidak terlalu sering. Ada yang mengevaluasi secara tertulis dan ada juga yang lisan.
TANGGUNG JAWAB ANGGOTA DALAM RAPAT MANAGEMENT
Sebuah tim manajemen tidak akan pernah berfungsi secara efektif dalam rapat kecuali bila semua anggota belajar menjalankan fungsi-fungsinya penting masing-masing serta mengemban tanggung jawab tertentu dan berpartisipasi secara aktif.
A.. Tanggung Jawab Peserta Sebelum Rapat
1. Baca kembali notulen rapat terdahulu untuk memeriksa apakah Anda telah menyelesaikan tugas-tugas yang dipikulkan ke bahu Anda pada rapat tersebut.
2. Buat persiapan-persiapan yang perlu agar Anda tidak perlu keluar dari ruang rapat karena ada telepon atau tamu.
3. Rencanakan sedemikian rupa agar Anda dapat hadir dalam rapat tepat waktunya.
4. Matangkan dalam pikiran Anda hal-hal yang ingin Anda masukkan dalam agenda.
5. Persiapkan bahan-bahan atau data yang Anda perlukan untuk memudahkan peserta lain memahami pentingnya usulan Anda.
6. Jika agenda bisa disusun jauh sebelum rapat, pelajari apakah Anda memerlukan persiapan untuk membahas masalah itu secara mendalam.
7. Jika terpaksa Anda tidak bisa hadir dalam rapat, beritahu dan persiapkan wakil atau pengganti Anda.
B. Tanggung Jawab Peserta Selama Rapat
1. Jangan lupa menyerahkan pokok bahasan yang ingin Anda agendakan. Nyatakan dengan sangat jelas dan jangan bertele-tele.
2. Bila Anda mempunyai pendapat atau perasaan, nyatakan dengan jujur dan jelas, jangan hanya disimpan dibelakang.
3. Curahkan perhatian pada masalah yang tengah dibahas dan Bantu peserta lain untuk membuat hal yang sama.
4. Bila Anda tidak mengerti apa yang diceritakan seseorang, mintalah penjelasan.
2. Berperan-sertalah secara aktif, bila ada yang harus Anda katakana, katakanlah.
3. Anda bertanggung-jawab untuk membantu proses yang sedang berjalan. Berikanlah masukan-masukan yang akan memudahkan proses pemecahan masalah, misalnya dengan :
○ Mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
○ Menjaga agar pembicaraan tidak menyimpang.
○ Mendesak membuat keputusan.
○ Membantu menjelaskan pertanyaan peserta lain.
○ Menyimpulkan.
○ Mendengarkan yang lain.
○ Mengusahakan agar agenda ditetapkan dengan tepat.
○ Membantu pencatatan yang penting-penting di papan tulis.
4. Lindungi hak orang lain untuk mengemukakan pandangan atau perasaan mereka. Mendorong peserta yang cenderung pasif.
5. Mendengarkan dengan perhatian. Bila perlu membantu menjelaskan maksud perkataan orang lain.
6. Mencoba berpikir secara kreatif tentang cara pemecahan yang mungkin dapat menyelesaikan sebuah konflik dan jangan ragu menerapkannya pada kelompok.
7. Hindari komunikasi yang dapat menyebabkan kelompok terpecah, misalnya humor yang tidak pada tempatnya, pengalihan perhatian, mengejek atau memojokkan teman.
8. Catat semua hal yang Anda setujui untuk dikerjakan sesudah rapat.
9. Sepanjang waktu, berkatalah selalu pada diri sendiri “Nah, apa sekarang yang dapat saya ajukan untuk membantu menggerakkan kelompok ini atau agar masalah segera terpecahkan? Apa yang dapat saya perbuat agar rapat ini efektif? Apakah yang sesungguhnya dibutuhkan oleh kelompok ini? Bagaimana saya dapat membantu?”.
C. Tanggung Jawab Peserta Sesudah Rapat.
1. Menjalankan tugas dan kesepakatan yang telah diputuskan.
2. Meneruskan kepada bawahan keputusan-keputusan atau informasi yang perlu mereka ketahui.
3. Menjaga kerahasiaan menyangkut apapun yang dikatakan atau diperbuat dalam rapat kecuali keputusan akhir.
4. Jangan mengeluh tentang keputusan yang telah Anda sepakati, jangan menghindar dari tanggung jawab.
5. Jangan menyatakan ketidak-puasaan kepada pimpinan sesudah rapat. Perasaan tersebut sebaiknya diungkapkan ketika rapat masih berlangsung.
6. Jangan mendekati pimpinan agar mau mengubah keputusan rapat di luar rapat. Nyatakan segala ketidakpuasaan itu dalam rapat berikutnya.
